Ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγει κανείς το άγχος και τις πιέσεις, ειδικά σε εποχές όπως η σημερινή, είναι ο καθημερινός προγραμματισμός των ενεργειών του – ο οποίος είναι εξαιρετικά αποτελεσματικός, ειδικά στο χώρο εργασίας
.
“Στην Ελλάδα σήμερα συμβαίνουν πάρα πολλά, τα οποία μας προκαλούν μία σειρά από πιέσεις – ειδικά στο χώρο της πολιτικής, επειδή η πατρίδα μας βρίσκεται ξανά στο μάτι του κυκλώνα. Κατά παράδοξο τρόπο δε βιώνουμε καταστάσεις, ανάλογες με αυτές της Ουκρανίας – επειδή αποτελούμε και εμείς «το μήλο της έριδας», μεταξύ των δύο αντιμαχομένων μεγάλων δυνάμεων του πλανήτη: των Η.Π.Α. και της Ρωσίας, με αποφασιστικό «ενδιάμεσο» τη Γερμανία.
Στα πλαίσια αυτά, η σωστή διαχείριση της καθημερινότητας μας αποτελεί πλέον αναγκαιότητα – κάτι που μπορεί να μας βοηθήσει επίσης σε μεγάλο βαθμό στο χώρο εργασίας μας, αφού από τον προγραμματισμό εξαρτάται κυρίως η επιτυχία ή η αποτυχία μας. Πόσο μάλλον όταν με το συγκεκριμένο τρόπο αποφεύγεται το άγχος, το οποίο δεν είναι μόνο καταστροφικό για την υγεία μας, αλλά, επίσης, για όλες τις δραστηριότητες μας” (Analyst team).
.
Άρθρο
Οι αρνητικές επιδράσεις ή οι συνέπειες του άγχους (στρες), όσον αφορά τις επιχειρήσεις και τους εργαζομένους τους, είναι πολύ σημαντικές. Είναι απαραίτητο λοιπόν οι εκάστοτε διευθυντές ή διαχειριστές των εταιριών να ενεργούν υποστηρικτικά, όσον αφορά τους εργαζομένους – να αναπτύσσουν δηλαδή στρατηγικές αντιμετώπισης του στρες, έτσι ώστε να μειώνονται οι υπερβολικές πιέσεις στο χώρο εργασίας.
Το στρες στην εργασία συνδέεται με τη χαμηλή παραγωγικότητα. Για την εξουδετέρωση του άγχους, καθώς επίσης για να αυξηθεί η παραγωγικότητα του προσωπικού, συνιστάται, ως ένα σημαντικό «εργαλείο», η βέλτιστη διαχείριση του χρόνου.
Ειδικότερα, η διαχείριση του χρόνου είναι η τέχνη του να χρησιμοποιείται ο υφιστάμενος χρόνος σωστά. «Η διαχείριση του χρόνου είναι η κυριαρχία μας στο χρόνο και στην εργασία, αντί να είμαστε εμείς αυτοί που κυριαρχούνται” (LJ Seiwert) [1].
Όλοι όσοι είναι πραγματικά επιτυχημένοι, έχουν τουλάχιστον ένα κοινό χαρακτηριστικό: σε κάποιο χρονικό σημείο της ζωής τους, αφιέρωσαν για μία έστω φορά χρόνο, έτσι ώστε να μπορέσουν να αναλύσουν λεπτομερειακά τη χρήση και τα οφέλη του χρόνου τους – τον οποίο θεώρησαν σωστά ως το προσωπικό τους κεφάλαιο [2]. Η διαχείριση του χρόνου δεν τον αυξάνει φυσικά, αφού παραμένει ο ίδιος – αποτελεί όμως έναν οδηγό για τον αυτοέλεγχο μας.
Ένας σημαντικός τομέας της διαχείρισης του χρόνου είναι ο εντοπισμός, καθώς επίσης η εξάλειψη των ονομαζόμενων «ληστών του χρόνου» – οι οποίοι είναι, για παράδειγμα, οι εξής:
- η έλλειψη προτεραιοτήτων
- η τελειομανία
- η έλλειψη αυτοπειθαρχίας
- το να μην μπορούμε να πούμε ένα «Όχι»
- ο ασαφής καθορισμός των ευθυνών
- η έλλειψη πληροφόρησης ή/και επικοινωνίας
Κερδίζουμε λοιπόν χρόνο, όταν έχουμε αναπτύξει μια αίσθηση ή συνείδηση του χρόνου – όταν τοποθετούμε προτεραιότητες, καθώς επίσης όταν καταφέρνουμε να δημιουργούμε έναν θετικό τρόπο αυτοελέγχου. Οι παρακάτω στρατηγικές, συμβάλουν σημαντικά στην επιτυχή διαχείριση του χρόνου [3]:
(1) Η ιεράρχηση των στόχων: Οφείλει να ορίζει κανείς, καταγράφοντας τους, σαφείς, ρεαλιστικούς και εφικτούς βραχυπρόθεσμους, καθώς επίσης μεσοπρόθεσμους στόχους – να βάζει σε τάξη τους στόχους αυτούς, με μια ιεραρχία που τοποθετεί καθαρές προτεραιότητες.
(2) Η εκτίμηση του χρόνου που απαιτείται για τους στόχους: Παρακολουθεί κανείς πόσος χρόνος απαιτείται, για την επίτευξη μίας εκ των προτεραιοτήτων του. Επίσης, εξετάζει τις ενδεχόμενες παρεμβολές – ενώ σκέφτεται πώς μπορεί να συνεχίσει να εργάζεται για την επίτευξη του στόχου του, παρά τα συγκεκριμένα εμπόδια.
(3) Η δημιουργία ενός καθημερινού προγράμματος: Ο σκοπός ενός καθημερινού προγράμματος είναι η «αποσυμφόρηση» της μνήμης – έτσι ώστε να μην καταναλώνει κανείς περιττή ενέργεια, για να θυμηθεί κάποιες υποχρεώσεις του. Πολλοί άνθρωποι αντιμετωπίζουν προβλήματα ύπνου ή/και δυσκολεύονται να αποκοιμηθούν, επειδή σκέφτονται τι πρέπει να κάνουν την επόμενη ημέρα – ακριβώς τη στιγμή που θέλουν να κοιμηθούν. Το γραπτό καθημερινό πρόγραμμα βοηθάει σε μεγάλο βαθμό την αποφυγή τέτοιων σκέψεων, οπότε διευκολύνει σημαντικά τον ύπνο.
(4) Η υιοθέτηση μίας «ήσυχης ώρας»: Αυτό το μέρος της ημέρας απαιτείται για να μπορεί κανείς να συγκεντρωθεί απόλυτα στη δουλειά του. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, δεν πρέπει να διαταράσσεται από εξωτερικούς «κλέφτες του χρόνου» (όπως, για παράδειγμα, από τηλεφωνικές κλήσεις), εκτός αν είναι απολύτως απαραίτητο.
(5) Η ανάθεση εργασιών σε άλλους: Εδώ μεταφέρεται ολόκληρος ο τομέας της εργασίας μας ή ένα μέρος του, συμπεριλαμβανομένων των αναγκαίων εξουσιών και αρμοδιοτήτων, σε ένα άλλο άτομο. Για να συμβεί, είναι αναγκαίο να δίνονται σαφείς οδηγίες, καθώς επίσης να μην απαιτείται 100% τελειότητα.
(6) Η διατήρηση του μέτρου: Δεν πρέπει να χρησιμοποιείται περισσότερος χρόνος από 15 λεπτά, για να σχεδιαστεί το πρόγραμμα της ημέρας. Οφείλει να βεβαιώνεται κανείς πως το τέλος της εργασίας του, η ώρα που σταματάει τη δουλειά του, είναι πραγματική και σαφής – έτσι ώστε να διαχειρίζεται τον υπόλοιπο χρόνο του σωστά, για να μπορεί να χαλαρώνει και να νοιώθει όμορφα, να χαίρεται τη ζωή του.
Ένας πολύ καλός τρόπος «διαχείρισης χρόνου» είναι η ονομαζόμενη «μέθοδος Αϊζενχάουερ» – όπου τοποθετεί κανείς κάθε μία από τις εργασίες του, σε ένα μονάχα τεταρτημόριο (γράφημα – [4] ). Όλες οι εργασίες που κατατάσσονται στους τομείς «ασήμαντες / μη επείγουσες» (πράσινο χρώμα) δεν τις επεξεργάζεται καθόλου.
.
.
Ολοκληρώνοντας, από το παρακάτω γρήγορο τεστ μπορεί κανείς να διαπιστώσει πόσο καλή είναι διαχείριση του χρόνου του – απαντώντας με «ναι ή όχι» στις ερωτήσεις, καθώς επίσης σημειώνοντας πόσες φορές συνολικά έχει απαντήσει με «ναι».
1. Κάθε εργάσιμη ημέρα αφιερώνω ένα μέρος του χρόνου μου για την προετοιμασία και τον προγραμματισμό των εργασιών μου. Συμφωνείτε;
2. Καταγράφω όλα τα καθήκοντα και τους στόχους μου, σημειώνοντας τις ημερομηνίες ολοκλήρωσης τους. Συμφωνείτε;
3. Προσπαθώ να κάνω κάθε επί μέρους εργασία μόνο μία φορά, καθώς επίσης να τελειώνω ότι αρχίζω. Συμφωνείτε;
4. Έχω αναθέσει τις περισσότερες εργασίες που μπορώ να εμπιστευθώ, σε άλλους – σε αντίστοιχα «εξουσιοδοτημένους αντιπροσώπους» μου. Συμφωνείτε;
5. Γράφω μια καθημερινή λίστα των εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθούν, κατά σειρά προτεραιότητας. Τα κύρια πράγματα τα επεξεργάζομαι πρώτα. Συμφωνείτε;
6. Προσπαθώ να εργαστώ, όσο το δυνατόν χωρίς να διαταράσσομαι ή να ενοχλούμαι από τηλεφωνήματα, από απρόβλεπτους επισκέπτες, καθώς επίσης από ξαφνικές συνεδριάσεις. Συμφωνείτε;
7. Το πρόγραμμά μου έχει περιθώρια, ρεζέρβες δηλαδή, έτσι ώστε να μπορώ να ασχοληθώ με τυχόν απρόβλεπτες καταστάσεις. Συμφωνείτε;
8. Προσπαθώ να ρυθμίζω τις δραστηριότητες μου, έτσι ώστε να μπορώ να επικεντρώνομαι στα σημαντικά πράγματα. Συμφωνείτε;
9. Δεν μπορώ να πω όχι, όταν οι άλλοι απαιτούν να τους αφιερώσω το χρόνο μου, ενώ έχω να κάνω πιο σημαντικά πράγματα. Συμφωνείτε;
Αν απαντήσει κανείς με ναι, σε 0-2 ερωτήσεις: Δεν κάνει απολύτως καμία διαχείριση του χρόνου του και παρασύρεται συνεχώς από τους άλλους. Θα ήταν επωφελές να επεξεργαστεί τη διαχείριση του χρόνου του.
Αν απαντήσει με ναι, σε 3-7 ερωτήσεις: Γίνεται προσπάθεια διαχείρισης του χρόνου, αλλά δεν είναι κανείς αρκετά σταθερός – για να έχει επιτυχή αποτελέσματα, με τη βοήθεια της σωστής διαχείρισης του χρόνου του. Θα ήταν χρήσιμο να επεξεργαστεί περισσότερο τη διαχείριση του χρόνου του.
Αν απαντήσει με ναι, σε 8-9 ερωτήσεις : Η διαχείριση του χρόνου είναι καλή έως πολύ καλή.
Βιβλιογραφία:
[1] Seiwert, Lothar J. (1986 und 1998, 18. Aufl.). Das 1×1 des Zeitmanagements. München.
[2] DeFrank, R., Ivancevich, J. Stress on the job: An executive update. Academy of Management Perspectives.
[3] Gründerprofis. Organisationspsychologie und Zeitmanagement. Kapitel 45.
[4] Merkenich, S. Zeitmanagement: Psychologische Faktoren & Methoden. Methodentraining: Zeitmanagement
